80 20 ルール 何から優先してやっていこう

Which to be prioritized, 80 20 rule.

皆さんこんにちは。問題解決活動してますか? 問題解決ではなくて、課題解決といってもいいですが。いずれにせよ、なんか物事を良くしていきたい、今あるトラブルを解決したいという時、どの要素に時間を割くかというのはとても大事な下準備になりますね。なぜなら、使える時間もお金も限られていて、どれか選ばなくてはいけないからです。選び方次第で、効果的に問題・課題が解決できるかどうかが決まってきます。

そこで今回は、「何から優先してやっていこう、80 20 ルール」と題しまして、この優先すべき課題の見つけ方について考えてみたいと思います。

80 20 ルール

まずはこの優先順位のつけ方である「80 20 ルール」について少し確認しておきましょう。

この「80 20 ルール」というのは、別名「パレートの法則」とも言われていまして、イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが発見(Vilfredo Frederico Damaso Pareto)したといわれています。

中身を説明するよりも、Wikiさんから持ってきた例えを見てもらうとわかりやすいです。

  • ビジネスにおいて、売上の8割は全顧客の2割が生み出している。
  • 商品の売上の8割は、全商品銘柄のうちの2割で生み出している。
  • 売上の8割は、全従業員のうちの2割で生み出している。
  • 仕事の成果の8割は、費やした時間全体のうちの2割の時間で生み出している。
  • 住民税の8割は、全住民のうち2割の富裕層が担っている。
  • プログラムの処理にかかる時間の80%はコード全体の20%の部分が占める。

つまり、大事なこと・結果に占める80%くらいの割合というのは、全体の20%くらいによって生み出されているという理屈です。これも7つのムダや5回のなぜ同様、きっちり80対20に分けられるということではなくて、だいたいそんなくらいに落ちつくということですね。

Kusunoko-CI的に一番わかりやすいのは、この「ビジネスにおいて、売上の8割は全顧客の2割が生み出している」という部分です。これによって当然、「売上を伸ばすにはお客さん全員を対象としたサービスを行うよりも、2割の上位を占めるお客さんに絞ったサービスを行う方が効率的である」という戦略が出てきます。

以前MBAの勉強をしていた時のこと、次のような事例を学びました。お客様からの苦情や質問を受け付けている、ある飛行機会社の電話サービスですが、これは平等にはできていません。その飛行機会社をいっぱい使ってくれているお客様(20%)には、優先して回線が振り分けられています。ですので、よく使う人はサポートセンターにもつながりやすく、そうでない人は結構待たされてしまう、ということですね。ちょっと非情なように聞こえるかもしれませんが、これがビジネスであり、優先順位をつけて利益率の高いところに絞ったサービスの向上を目指した結果と言えます。

パレート図

80 20 ルールは、発見したパレートさんの名前を取って「パレートの法則」とも言われますが、これをグラフにしたものが「パレート図」というものですね。以下のような感じです。

こうすると視覚的とても分かりやすいんです。例えばこれを、どこかの会社の商品の売り上げ構成だったとして、この場合、右側の軸で見る折れ線グラフの80%を占めているのは、商品Dまでの上位4種類となりますから、売り上げを効果的に上げていくためにはここに資源を投入していくのが望ましということになりますね。ちなみにこのグラフを作るためのテーブルは下のようになっています。

前もって、構成比の累計を作っておいて、棒グラフと折れ線グラフを一つのグラフ上に作っていく感じになります(すみません、今回はグラフの作り方には触れませんが、テンプレートはあげておきますた、ご活用ください)。

パレートグラフ Template

 

パレート図 in QC7つ道具

このパレート図はQC7つ道具の一つにも入っていて、品質に関する改善活動を行う時は、特に威力を発揮します。

問題解決の流れとしては、

  • 現状把握(今ある現状の分析)
  • Gap approach (目標としているのはどのくらいのところなのか、Bench markingも行いつつターゲット設定をする)
  • 原因になってそうなものは何なのか(ここではFish bone analysisを使ったりします)
  • 原因になってそうなものの中で、一番効きそうなものは何なのか
  • 原因がわかったので対策を立てる(アクションプラン)
  • 実行
  • 過程と結果をチェックし反省
  • 標準化

ざっくり言ってこんな感じになると思います。この4番目にやってる、一番効果がありそうな要因を優先するために、このパレート図(80 20 ルール)という考え方が使われていくのですね。

この流れはトヨタの問題解決(TBP:Toyota business practice)の手法ほぼそのままです。他の多くの問題解決法もだいたい似たような手順を踏むようですね。

パレートのパレート 秘訣

ここで一つ耳寄り情報といいますか、パレートの使い方で知っておくと効果的なことを説明しておきたいと思います。それは、パレートは一回やって終わりとしてしまうのはとてももったいない、ということです。パレートを作ったら、さらに第2、第3のパレートを作っていくようにしましょう。

これは、先ほど触れたトヨタの問題解決(TBP:Toyota business practice)の中では、2nd stepに位置しています。問題を細かく分けていくことで、目標達成・問題解決がしやすくなるという考え方に基づいているのです(Break down the problem)。

どんなに大きく難しそうに見える課題・問題でも、小さく小さく分けていけば、一つ一つの要因ごとに取らなければいけないアクションもどんどん小さく実行可能なものになっていきます。これは、以前お話しした20時間で物事をマスターする方法(学ぶ姿勢)でご紹介した方法とよく似ていますし、「がんばっちゃだめ! 仕事でミスを減らす方法」でご紹介した飯野謙次さんも、その著書の中でやはり同じことをおっしゃられていました。

Kusunoko-CI、海外でトレーニングをするときはよく、「象を食べるにしたって、スプーンいっぱいずつに分けていかなければ口に入らない」という表現で説明しています。ちなみに英語でいうと「Even when we eat an elephant, we need to get it, one scoop by one scoop」、こんな風に言ってます。「How do you eat an elephant? One bite at a time!」こういう決まり文句があるようなんで、そっちのほうがよく通じやすいかもしれませんね。

パレートのパレート 具体例

なので具体的には、例えば車の製造過程で、車の表面に傷がつくという品質問題が出てしまった。傷といってもいろいろで、一気にとっつくには問題が大きすぎ、かつ曖昧過ぎる。なので、

  • 車の場所ごとに発生した傷でパレートを作り優先化
  • 優先化された場所ごとに、傷の種類でパレートを作り上位を優先化
  • さらにその中で、時間帯別データでパレートを作り優先化

などというふうに、どんどん細分化していけば、最終的にはとても具体的で対処しやすいサイズにまでこの「傷問題」も落とし込むことができますよね。まさに象を一口サイズにまで小さくカットしたような感じです。ところで象っておいしいんですかね?

まとめ

いかがでしたでしょうか、80 20 ルール(パレート)の上手な使い方のご説明でした。会社の話にせよ個人の話にせよ、我々は限られた時間とResourceという制約の中で物事を進めていかなくてはいけません。とてもじゃないがすべてを網羅していくことはできない。そこで、こうした80 20 ルール(パレート)を使って「一番効果の出そうなところから対処する」という方法を取ります。さらに言うなれば、課題・問題をパレート化してもまだ大きくて難しい時がよくある。そんなときもあわてず騒がず、第2・第3のパレートを作ってどんどんとっつきやすいものに細分化してしまいましょう。この過程で問題はより具体的になり、問題が具体的になったということは、対処の仕方もまたより具体的になっていくという、とてもいい効果が期待できます。ぜひ、問題解決に、皆さんの自己成長に、この80 20 ルールとパレート図、試してみてください!

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