トヨタA3 番外編 Web会議に”A3”的アジェンダ

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どうも皆さんこんにちは! 今日もどこかでカイゼンサポート、Kusunoko-CIです。

以前までに、トヨタカイゼンにおけるA3の在り方と、ざっくり4つに分けられるA3タイプの書き方についてご紹介いたしました(問題・課題解決、提案、ステータスの更新と情報共有)。

これもある種のフレームワークであり、限られたスペース(A3)の中に、大切な情報だけをいかに配置するか、というのは思考やレポート技術そのものの、とてもいい訓練になるというお話をしてきました。

そこで今回は、ちょっと番外編。会議の議題用にこの「A3」のフレームワークを使ったら? というお話です。

会議の生産性を上げるに当たり、これはなかなかのアイデアになりますので、ぜひこちらを読んで試していただきたいと思います。

会議は非生産的?

ということで、この「会議 アジェンダ テンプレート」で検索すると、いろいろなテンプレが用意されていて、無料でダウンロードできる。

便利な世の中になったものです。

あとはこれに議事録(英語では、minutes of meeting;MoM、あるいは単にminutesといいます)を書く、そのためにまたテンプレをダウンロードして、という感じでしょうか?

でも結構手間かかりますよね。

というかそもそもその会議は必要なのか? という疑問がわくこととかありませんか?

最悪な会議の在り方だと、なんとなく声の大きい人、偉い人が話して、そしてなんとなくそういう人たちの言ったことで決まっていって。「ってかそれなら俺出なくていいじゃん」、みたいなこと、感じたことはありませんか?

長いだけで、大したことも決まらず、やることになっているからやる。資料も用意するように言われてせっせと作るんだけど、本当に必要とされているのか、と疑問に思ってしまったり。

こういうことは、きっと誰しも経験していて、なので最近では「会議=悪・ムダ」というイメージがけっこう広まっているような気はするのですが。

とはいえ、全くすべての会議が不必要なわけもないです。必要なものも、もちろんあるし、付加価値だってもっとあげられる。

アジェンダの書き方次第で時短もできるし、生産性だって上がっていくんですよ!

会議 アジェンダ A3テンプレート

A3アジェンダ 例

ということで、ご紹介したいのは、「A3のコンセプトを使った会議アジェンダのテンプレ」。そして「そのテンプレに即した会議の進め方」、の2点です。

結論から書きますが、会議で議論したい内容を、例えばワードなんかで以下の項目にまとめておくだけです。

  • 背景
  • 現状
  • ターゲット(今日の議題)
  • アクションアイテム(何を・いつまで・誰が)

簡単ですよね?

背景

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当然この会議をするにあたっての「背景」というのが存在しますよね。

例えば、

「現状全社的に、こういう課題に取り組む指示が出ております。この課題は、かくかくしかじかの理由(目的)により、喫緊のテーマとして取り上げられたものであり、市場やライバル社の状況を鑑みた時云々…」

という感じです。

なぜこの会議を、参加者の皆さんと持たなくてはならないのかの抜本的な理由

これは会議に出てくださる皆さんの、貴重なお時間をいただくに当たっての、正当な理由や必然性を説明している部分です。

逆に言えば、ここで参加者を説得できないければ、他人の時間を奪ってまでの会議なんてやらなくてもいいということでもありますよね。

みんながみんな、これを書き始めたら、ムダな会議は減るかもしれない、とか思います(笑)。

現状

ここは、先ほどの「背景」状況を踏まえたうえで、今何をしなくてはいけないのかの説明です。

背景のところで、やむにやまれぬ喫緊の課題があることは分かった。

それを踏まえたうえで、現状当事者(会議の主催者であるあなたと、参加者のみなさんですね)の間で、この課題を取り扱わなくてはいけない状況や理由というのはどういうものなのでしょうか?

市場やマーケットの動向、会社としての方針等を受け、この当事者間でとりわけこの議題について議論する時間を設ける現状を明確にしてください。

これがあるからミーティングがあるわけですしね。

ここまでくっきり説明できると、参加者の皆さんはすでに、「ではひとつ、話し合って解決に向かいましょう」くらいな気持ちになってます。結構ほんとに。

ターゲット(今日の議題)

こうして、背景とそれを踏まえた現状がはっきりとコンセンサスになった時、いよいよ「今日の議題=話し合うべき内容がここで述べられます。

背景もクリア、現状のニーズもある、そのうえで今日の会議の中で決めたいことはなんですか?

ここが会議を持った、真の理由ですよね。

あなた(たち)だけでは物事が立ち行かない、あるいはそもそも進まないので、その参加者さんたちを交えて

  • 協力を得る
  • お願いしてアクションを取ってもらう

ということが必要になっているはずです。

何度も言うようですが、背景や現状のニーズがクリアなら、ここで「なんでうちが」みたいな議論は起きてこないでしょう。

あるいは、「なんだか何を話し合っているのか、論点がよくわからなくなってきた」、とか、「そもそもなんでうちの部署が(俺が)が出てるんだ」みたいな空気、まさに非生産的な状況というものは、絶対に起こらないはずです。

少なくとも私の経験上、一度も起きたことがありません。

ここを話し合い、次のアクションを決めるために設けた会議です。

箇条書きでいいので、しっかり用意しておいてくださいね。

アクションアイテム(何を・いつまで・誰が)

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先に項目を話し合い、時には少し軌道修正や、足したり引いたりはしつつも、驚くほど時短でスムースに会議が進行していると感じられているかもしれません。

大事なことは、この会議の後どのようなアクションが取られるべきで、それは

  • 誰が責任者で
  • いつまでに
  • 具体的に何をするのか

いわゆるアクションアイテム(アクションプラン)がここで、双方合意のもと決められていきます。

何のためにやるのか(背景)、なぜこの当事者間(現状)なのか、何が話あわれるべきなのか(議題)が明確になったうえでの、アクションへの意思決定は、強固です。

「誰が」とか、「いつまで」も、そんなに揉めないはずです。

なぜなら背景もろもろ、当事者間でブレていないから。

ここにこぎつけず、右往左往した会議のいかに多かったことか。

当たり前ですが、会議そのもなんて何の付加価値もつけてないわけですよね。

そこで決定されたことが確実に実行に移されて初めて、付加価値が生まれてくる。それは戦略とアクション(方針管理)にも共通するものです。

アジェンダとそれに即した進め方だけで、がらっと密度が変わるので、ぜひ試してみてほしいですね。

まとめ

というわけで今回は「トヨタA3の書き方 番外編 会議 アジェンダ テンプレート」というお話しでした。

これ実は、下記に紹介する「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」という本で紹介されていた方法です。

Webで海外の方と会議するときに、生産性の高い会議の在り方ってないかしら、と考えていた時に、たまたまこの本に巡り合ったのがきっかけでした。

おかげさまで、会議の進行がずいぶんスムースになり、決めるべきことがサクサク決まるようになりましたよ。

これも一種の「見える化」ですね。

誇張なく、意思決定もコンセンサスビルディングも早くなってますんで、皆さんにはぜひぜひ試していただきたい。

簡単なことです。

  • 背景
  • 現状
  • ターゲット(今日の議題)
  • アクションアイテム(何を・いつまで・誰が)

を書いたものを用意して、Web会議の画面上でシェアしながら、その場で一緒に書きいれていけば、何とそのまま議事録にもなってしまう優れもの!なのです。

ちなみに、今回決定した内容は、次回の会議では「背景」ないしは「現状」にスライドしていきます。そうすることで、前回までの内容も確認しながら、議論をもっと先へと進めることも可能です。

ぜひ活用して、会議の生産性、上げていってくださいね。皆さんも会議やリモートワーク、頑張ってください。

今日も読んでいただきまして、ありがとうございました。

ではまた!

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