トヨタ A3の書き方 How to write A3 in Toyotya

トヨタ A3

A3、それはただの紙のサイズ。A3サイズは297mm×420mm。でもトヨタでは違った意味を持っています。ずばりレポートであったり、レポートすることそのものであったり。このA3、海外でもずいぶん有名になってきています。それはカイゼンが「Kaizen」として、あるいは「Hoshin」が方針管理を表す言葉としてそのまま使われているのと同じように、このA3も日本生まれ(Toyota生まれ)の画期的な改善ツールやMethodとして認識されてきているからですね。若干言葉が独り歩きしてしている感もありますが。そこで今回はA3ってなんぞや、じゃ実際にA3書くのに使われる英語ってどんなものがあるのか見ていきましょう!

 

トヨタのA3 一枚で伝える術

遠い昔、まだパソコンもコピー機なんかもない時代、すべての資料が手書きであったわけですよ。そもそも量を書けない、簡潔にそして当然正確に伝えなくてはならない、そんな時代の要請から生まれたレポート技術、私はそんなふうに聞いています。逆にあなたがレポートを受ける側である場合も、考えてみてください、部下がスーパーボリュームたっぷりの資料持ってきたら、読みたいですか? 私は嫌です。要点、ほんとに大事なところだけ厳選して持ってきてほしい、そう思うはずですよね。Manageする側は特に忙しくもあるわけで、その貴重な時間をムダなく合理的に使う知恵とも言えるでしょう。トヨタのA3は、一枚で正確に簡潔に伝える術なのです。ちなみ海外ではA3はそのまま「エイ・スリー」で通じます。

 

Toyota A3 sheet

ちなみにこのA3、タイプとしては4つしかありません。レポート様式なんでね、仕事場で使うって考えたら、そんないっぱいはないですよね。以下4タイプ;

  • Proposal A3 提案型
  • Problem Solving A3 問題解決型
  • Status A3 状況報告型、そして
  • Informational A3 情報共有型です。

書く順番も、経験上だいたいこんな感じじゃないかと思いますね。何か企画というか思うところがあって提案型ではじめ、問題解決やProject遂行ないしは完了で問題解決、「あれどうなってる?」的な問いかけに対する状況報告タイプがあって、最後の情報共有は活動を記録した共有タイプの報告書って感じですね。

 

トヨタ A3 書き方

定義するとこんな感じですね。

Can Understand Whole Picture at First Sight.

A3 is defined as, a one-page story to develop consensus,

to highlight a problem, propose solutions, share information, or just simply detail the status of a situation.

流れとしては、

  • 状況背景(なぜこのテーマが選定されるのかの前提を共有する)
  • 現状(そんな中、現在うちではこんな問題があるという情報)だったり、あるいは企画の目的だったり
  • ターゲット、現状とそのGapを指し示したり、真因を探る分析が述べられたり
  • で具体的にどうするというCountermeasure, action planなどが展開されて
  • 結果があるなら記載
  • Follow upやRisk Management的な部分の情報を共有。

テーマによって必要な情報は変わってくるとは思いますが、

Carefully Screened Data & Information,

With Logical Sequence.

というのがカギになってきます。なんせ紙面は限られていますからね、本当に必要なデータや情報であること。それから論理的に破綻していないか、その提案や問題解決は理屈がちゃんと通っているか、というのが浮き彫りになってきますね。後はよくある6W2H(Why, What, Who (Whom), When, Which, How and How much/many)を心がけて書くと、情報の漏れもなくなるかなと思いますね。

 

A3 トヨタのmethod

私が上司にA3を提出する際、頻繁に起きたのが「書き直し」です。当たり前ですけど、基本的には上司の方がビジネスわかっていますし、経験もあります。そして彼らには部下を育てる義務ある。で、上司側からすれば、出されたDraftのA3みるとわかるんですよね、「こいつここ足りてない」とか「こうしたら、こいつはもっと良くなる」みたいなものが。ですんで、いろいろアドバイスもらって、書き直して、足らんところは勉強して手直しして、みたいな感じで、徐々に書き上げることで、書く側(もちろん上司側も)の能力的な部分を伸張させるプロセスになっていくわけですね。つまり下記のようなことが期待できるのです。

  • Coach & teach (Human Development)
  • To assign clear responsibility, ownership, & accountability
  • Get plan from subordinates

    Communication

  • Mentor objectives & get things done
  • Align people & teams along common goals
  • Learn for effectiveness, efficiency & Improvement

コミュニケーションツールですね。

 

A3 Toyota leanな考え方

そんなわけで今回はA3というものについて焦点を当ててみましたが、いろんな意味でLeanを目指すのがA3というレポート術の意義かもしれません。何度も言いますが、「人づくり」ですからね。そしてひいてはOrganization Developmentというところにもつながっていくのです。A3、書き慣れると楽しいですよ! 今はパワポなんかあれば、きれいに作れますしね! ぜひチャレンジしてみてください!!

 

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