改善資料のわかりやすさを求めて、「グラフ」のおさらいをしよう!

Graph and Kaizen.

Photo by Isaac Smith on Unsplash

皆さんこんにちは! 今日もどこかで改善サポートKusunoko-CIです。

改善プロジェクトや、イベントをやるのはいいけれど、その後の資料作りがたいへん、という声を聞くことがあります。

確かに、「もう一仕事」という感は否めないですよね。

特に普段から、パソコンに向かって、資料を作るような仕事をしていない方にとっては、ちょっと苦痛というのもわかります。

「資料もプレゼンも、あんまり慣れてないしなぁ…。」

そうして出来上がったのが、なんかわかりづらい発表資料というケースを、たびたび目にしてきました。

あんなに頑張って改善したのに、もったいないなーと思うことがよくあります。

そこで今回は、改善資料のわかりやすさを求めて、「グラフ」のおさらいです。

とても基本的なことですが、グラフの特性をきちんと理解して使えば、あなたの説明は、かなり「分かってもらえる」ようになるのです。

こちらでグラフをサクッとおさらいをして、「伝わる」プレゼン資料を作りましょう!

改善の資料には、どんなグラフがいるの?

Photo by Teemu Paananen on Unsplash

改善活動をプレゼンで発表するのも、様々な場面があります。

そのプロジェクトが始まる前に、経営層や他のチームに内容を発表したり、途中経過やプロジェクト完了時の成果発表をしたり。

最近では、こういう改善発表会でも、パワーポイントやGoogle Slideを使って説明することがほとんどになりました。

改善活動の中身もさることながら、「プレゼンの技術」も問われるようになっていますね。

さてそんな時、プレゼンや資料の基本にして、論理補強の強い味方になってくれるのが、様々な「グラフたちです。

改善活動発表の場合に絞って考えてみると、

  • 事象の大きい小さいを比較したい
  • 物事の変化を見せたい
  • どのくらいの割合(%)かを見せたい
  • 2つの要因の関係を示したい

などのケースが、主に考えられると思います。

以下、上のケースごとに「使うとよいグラフ」の種類をまとめてみました。

改善発表で使いそうなグラフの種類

私たちの日常の中でも、目にする機会の多いこれらのグラフ。

それらが何に適しているのか、特徴を知らずに(あるいは忘れて)使ってしまうと、全く意味がなくなってしまいます。

意味がないくらいなら、まだましです。おかしなグラフ使いは、むしろ「誤ったメッセージ」を送ってしまうことさえあります。

ですのでグラフを使うときは、一瞬、「これはこういう意図だから、このグラフ」と確認する作業を入れましょう。

比較なのか、推移なのか、%なのか、関係性なのか。

私の経験上、あんまり複雑なグラフは、改善のプレゼンでは必要ないように思います。基礎的なもので、十分OK。

ですが、「自分の伝えたいメッセージに沿ったグラフ」が選択されていることは、きちんと確認しておく必要があります。

それが「わかりやすい・伝わる」資料づくりです。

分かりやすさは、「高評価」を得るカギ

そもそもなぜ、「グラフ」を使うのでしょう?

改めて、作り手・聞き手双方の「メリット」をまとめてみました。

まずは作り手から。

改善活動のレポートや発表資料を作る際、必ず何か伝えたいポイントがあるはずです。

例えば、

  • 現状の悪さ具合
  • 生産量の推移や比較
  • ある製品のコストや不具合割合

などなど。

なぜこの改善をプロジェクトに選んだのか」、あるいは「改善によって、どのくらい良くなったのか」、そうした伝えたいデータを、聞き手に分かりやすく「視覚化」してくれるのがグラフです。

分かりやすいグラフや図表にして、さらに色や太字で強調してあげると、伝えたいことがはっきりして、ついでに説得力も増してきます。

「ライン4は何か問題がありそう」が一目で分かる

チームで頑張った、せっかくの結果を効果的に見せるためには、グラフはとても有効なツール。

また、そのレポートの聞き手であるマネジメント層や、他の改善チームの人たちも、「どれだけ悪かったものが、チームの努力でどのくらい良くなったのか」を、直観的に理解できます。

分かりやすいプレゼンであるということは、あなたのチームの達成した改善結果が、よくわかってもらえる=高評価につながる、ということでもありますね。

またそのパワポやA3が理解しやすいということは、後から参考にしたい人たちにとっても重要です。細かな説明なしに、パッと理解してもらえるというのは、「ヨコテン」目的としても最高ですね。

分かりやすいは「正義」です。

小学生にも分かるようにしよう!

基本的なことなのですが、この「分かりやすくするために、グラフを使う」ということが出来ていないプレゼンを、いっぱい見てきました。

そういう改善発表を見るたびに、「もったないなぁ」と感じてしまいます。自分がサポートしたプロジェクトだと、特に歯がゆく感じますね。指導が行き届かなかった、という後悔もありますし。

せっかく素晴らしいことをやっているのに、それがうまく伝えられないというのは、本当に損なのですよ。皆さんには、出した成果をきちんと伝えられるようになってほしいです。

内容はただの例えですが、以下のようなケース。

製品Aの直行率ですが、2018年の第3四半期には90%でした。その後第4四半期になるとさらに1ポイント減少してしまいます。2019年最初の3か月のデータは、少し回復して91%。ついで・・・・

このように延々と、推移を口頭で説明したり、あるいはプレゼンの中に書き込んでしまったりするケースが、信じられないかもしれませんが、あるんです。

読んでいてもお分かりになると思いますが、全然イメージがわかないですよね。

同じ内容のことが、下のようなグラフになるだけで、しっかりと理解しやすい「絵」になっていきます。

自分が思っていることは、思っているようには伝わらない」、これをきちんと理解しましょう。

なんなら、「こちらが言うことは、言葉だけでは絶対に伝わらない」くらいの気持ちでいいかもしれません。

いかに「わかりやすいものにしようとするか」、これは要するに、私たちの頭の中の「見える化」です。

  • 言いたいこと、伝えたいことをはっきりさせて(メッセージ)
  • 効果的な話の持って行き方を考え(ストーリー)
  • それらがより分かりやすくなるよう、絵やグラフで補強する(見える化)

分かりやすい資料作りというのは、聞き手という「後工程」=お客様に、いかに「良品」をお届けするかということにもつながっていきます。

小学生にもわかるようにしなければ、物事はうまく伝わらない」ということを覚えておきましょう。

そして単純化できないということは、自分でもよくわかっていないということを示しています。

シンプルにロジカルに。これは自分の理解を深めることにもなりますので、ぜひ「わかりやすさ」を追求してみてくださいね。

基本的なグラフからでいいので、ぜひ。

また、よくできた資料をみて、参考にするのもいいでしょう。「車輪を二度発明するな」という「カイゼン」の極意もあります。いいものは、どんどんパクりましょう

まとめ

とうことで今回は、改善資料のわかりやすさを求めて、「グラフ」のおさらいでした。

大事なことなので何度も言いますが、「分かりやすい」ということは、とても重要です。

聞き手や後進という他者のために。そしてひいては、自分に返ってくる「理解」や「評価」としても。

なので、資料作りの際には、ぜひ一瞬立ち止まり、「これって分かりやすいかな?」とか、「言いたいこととグラフはあってるかな?」と考える時間を設けてくださいね。

改善発表の場合は、

  • 事象の大きい小さいを比較したい=棒グラフ
  • 物事の変化を見せたい=折れ線グラフ
  • どのくらいの割合(%)かを見せたい=円グラフ
  • 2つの要因の関係を示したい=散布図

このくらいの種類が使えていれば、問題ないです。それぞれの特徴をつかんで、わかりやすい資料を作っていきましょう!

今日も読んでいただきまして、ありがとうございました。

ではまた!

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