オフィス改善の考え方 プロセスの目的の明確化 ワークショップ学び点2

みなさんこんにちは!  今日もどこかで改善サポート、Kusunoko-CI です。

カイロプラクティックと、おそらくはストレッチの好転反応も収まって、なんと朝まで眠れる日が散見されるようになりました! まだ「一回寝たらぐっすり朝まで」というわけにはいかないですが、中途覚醒の回数は確実に減ってきています。少なくとも睡眠薬的なものは飲まずに眠れているので、これはいい傾向だなと感じています。このまましばらく続けて効果を確認していきます! Yeah!

さてこのあいだのエントリーでも、某所でのワークショップの報告をさせていただきました。今回もまたその中から、今度はオフィス業務プロセスカイゼンについての学び点をまとめてみたいと思います。

経験上オフィスの業務プロセスカイゼンは、生産現場のプロセス改善に比べ定性的な要素が多い分、難しさがついて回るような気がします。

時間観測などしようにも、事務仕事はなかなか正確な時間を測れないですしね。

ただそれも

  • 業務日報の確認、
  • インタビュー形式
  • ワークサンプリング法

で定量化は可能です。

特に最後のワークサンプリングは、

  • 少ない工数で
  • 時間のかかる作業や
  • 発生のタイミングのわからない作業

の定量化を、比較的簡単に行うことができるIE手法です。統計的手法で信頼性も高くおすすめのやり方になっています。

今回コンサルタントの方が来る前の準備段階としてチームの皆さんと作成したのが、いつものように見える化のための「情報とプロセスの流れ図」(スイムレーン)です。

特に今回は、新たに編成された部署とのことで、だれが何をしているのかは把握できているけれど、それをどのように処理しているのか、本人にしかわからない、という事務系の仕事にありがちなパターンとなっていました。

まずはこの「情報とプロセスの流れ図」でそれぞれのタスクの見えるようにしていきます。

  • 誰がどのタスクを、どのように処理しているのか
  • それぞれのタスクはどのようなシステムを使用しているのか
  • それぞれのタスクにかかっている現状の時間はどのくらいか
  • どの部署と連携して行っているのか
  • タスク処理に必要な、前工程からのインプットは何か
  • そのタスクで加工させたアウトプットは何か
  • そのアウトプットは後工程を満足させるものであるのか

といったことを明らかにしながら、チーム全員で流れ図を作っていきます。手順はいわゆるSIPOC分析と同じです。

描きあがってくると、ムダな作業として

  • 本当にやる必要があるのか再考すべきタスク・会議・文書化
  • 同じようなことを複数回処理しているタスク・会議・文書化
  • IT技術の前進により、時短・簡素化できるタスク
  • 時間のかかっている、あるいは煩雑で骨の折れるタスク

などが浮かび上がっています。

これらは、いわゆるLT(リードタイム)短縮に効いてくるものばかりですから、プロジェクトの改善施策へと落とし込まれていきます。

今回、招待しているコンサルタントの方が強調していた点は、「プロセスの目的をはっきりさせなさい」ということでした。

これは何も情報系の処理だけに限ったことではないですが、要はプロセスというものは、何かしらのインプットがあって、その未・半加工状態のモノゴトを、後工程が必要なアウトプットに変換するために存在しています。

そこにそのプロセスの付加価値がある。

そのプロセスがここに存在している目的・理由は何なのか、ですね。そして、

  • インプットとして必要なデータ(情報ではない)群を明らかにし
  • アウトプットとして後工程に渡さなければいけない成果物を明確にする

これらの点をしっかりクリアにすることで、先の「プロセスに求められる処理内容(付加価値)」が見えてくるのです。

どういう成果物を作り出さなければならないのか、すなわち目的がはっきりすれば、やり方は何でもいいはず。これは非常に戦略的な考え方です。

最も効率がよく、またミスが少ない方法は何かを考えていきます。

既存のやり方を手直しするのも一つですし、全く新しいやり方に変えてしまうことも可能です。

今あるリソースやテクノロジーの可能性を考慮に入れながら、考えうる最適な方法を構築します。

こちらのプロジェクトの携わった方々も、増加していく業務に追われ残業の多い日々を送っておられました。

見ていて気の毒になるほど、ワークライフバランスは崩れていましたね。

しかしこのプロジェクトの施策のおかげで、残業を現状40%程度にまで削減することが可能となりました。

このブログでも何度も取り上げていますし、最近出版した私の書籍のテーマにもなっていますが、「問題が見えるようになれば解決できる」のです。

まずは見える化しましょう。

時間は動作の影」です。時間がかかるということは、やり方に何か問題があるのです。これはいわゆるKPIの設定にもリンクしていくことですが、結果指標(この場合は時間)だけにフォーカスしても、カイゼンはなされません。

大事なのは、Leading KPI、つまり結果を生み出す行動などのインプットに、より着目していくこと。

つまりは、タスクそのものの処理の仕方を、より簡単に効率的に改良・カイゼンしていくことになります。

これから労働人口が減少していく中、一人一人にかかる負荷が大きくなっていきます。派遣やアウトソーシングという選択肢ですら、人員不足の影響を受けてしまうのではないでしょうか。

業務効率化は喫緊の問題です。

日々忙しいとは思いますが、どこかで時間を作って、業務の見直し・カイゼンを行うことをお勧めします。

業務が見えるようになれば、何かあったときに誰かが肩代わりすることも可能になりますしね。

今日も読んでいいただきましてありがとうございました。

ではまた!

見える化ツール達の目的や説明になります。

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