コロナ禍で使える⁉ PDPC法 (新QC7つ道具)

皆さんこんにちは! 今日もどこかで改善サポート、Kusunoko-CIです。

さて、これを書いている現在も、コロナの勢いは全く収まる感じがいたしません。

一作年の海外出張が、年間150日を超えた私でしたが、去年はなんと14日。出張全体でも1年間で4週間と、とんでもない減少率になりました。

さてこの状態いつまで続くのでしょうね? 変異種などの話も結構聞きますし。

そんなわけで今回は、そんな不測の事態に対処するべく、新QC7つ道具から、PDPC法(過程決定計画図)というのを見ていきたいと思います。

不測の事態や、アクシデントに対処するためにあらかじめ用意を整えておくための考え方・フレームワークになります。

PDPC法(過程決定計画図)とは

Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

PDPC法とは、「Process Decision Program Chart」の頭文字を取ったものです。

取るべき行動を、リスクを回避しながら、フローチャートで明確にし、成功に導くためのフレームワークになります。

新たに取り組むこと(新商品開発・新規の営業とか)というのは、基本的に情報もなければ、直接の経験もありません。

とはいえ、何の準備もなしにこうしたタスクに飛び込んでいくのは、危険極まりないですよね。考え得るリスクや不測の事態をあらかじめ想定して、その対応策を計画に織り込み、達成への望ましい過程を決めていく手法になります。

要はシミュレーションベースで、未来に備えておこう、というたぐいのものですね。

こちら新QC7つ道具の、いわゆる言語データを扱うためのものです。

PDPC法の目的とメリット

先ほど「直接の経験はない」という書き方をしましたが、まったく同様の経験がないわけではないはずです。

例えば、「海外に行ったことはないけれど、国内の旅行ならしたことがある」というのではあれば、こうした知識や経験は、初めての海外旅行でも必ず生きるはずです。

なんであれ類似の経験を生かして、先を読み、最悪の事態を回避しようというのがこの目的になります。

プロセスが進むにあたり、どんなリスクがあるのかを、その業務に携わる皆さんとブレインストーミングしながら、書き進めます。

ですので、

  • 問題のおこりそうなところ、重点事項などの確認ができる
  • 何か起きた場合に、事態をどのように導くのかが視覚的に理解できる
  • 関係者のみなさんで、相互理解が深まる
  • 全体の意見を集めているので、ある程度の信頼性も確保できる

という利点があります。 

PDPCの書き方

PDPCの記号

PDPC 記号

このPDPCは、基本的には「フローチャート」になります。

流れが全員で見えれば、どんな記号を使ってもいいのではありますが、関係者でわからなければ意味がないので、統一した記号を使うようにしましょう。

以下、だいたい世に出回っているルールです。

  • 出発点とゴールは、太線の長細い円にする
  • 実施事項(タスク)は長方形で、それを実施した結果となる事柄は一重の長い円
  • 不測の事態が予想されるところにひし形を入れて、それを打開する策は、タスクと同じ長方形にする
  • 経路は、→で繋ぐ

という感じです。

ここに上げた表にあるもので書くといいでしょう。 

PDPC作成時の注意

Photo by AbsolutVision on Unsplash

さて、勘のいい皆さんはもう気づかれているかもしれませんが、PDPC法は絶対的なものではないです。

あくまで「こうなるんじゃないか」というイメージと予測に基づく発想のフレームワーク

ですので、これといって「かくあるべし」ということが、決めがたい側面はありますね。ただ、作るに当たって、一般的に以下のような点を考慮に入れておくといいと言われています。

  • 業務に関わる皆さんで行う
  • 問題に直面したときの、対応の仕方(部署間連携含む)をあらかじめ考えておく

これもある種の見える化のツールです。

関わる全員で、ワイワイガヤガヤ書いてみるといいですよ。皆さんの知恵や経験が集まれば、結構信頼度の高いPDPCが出来上がるはずです。

PDPCを作る

さていよいよ実際の書き方です。

テーマを決める

これは何のためのPDPCチャートになりますか?

当然なにかの計画や行動を始める際に、いろいろと不測の事態が予想され、対処法を決めおくことが必要と思われるものです。

テーマが決まれば、出発点とゴールも当然決まってくるはずです。

ここでは、「新ピザ企画」がテーマになりました。スタートは「新ピザ企画策定」で、ゴールが「新ピザ企画決定」です。

何も問題ない場合のフロー

新ピザ企画フロー

まずはスタートからゴールまで、何の問題が起きなかった場合のフローを作ります。

この一連の作業を行うに当たって、どのようなタスクをこなしていかなくてはなりませんか? 実施事項・タスクとその結果にあたる事柄を、漏れなく書いていきます。

ここでは、「新ピザ企画策定」というスタート地点から、「市場調査」を行い、「テーマ設定」をすると考えました。その結果、「新ピザのテーマが完成」という結果が生まれます。

その後、いくつかのタスクを経て、ゴールとなる「新ピザ企画化」まで到達することができます。

何も問題が起きなければ、このフローで目的が達成できるということですね。

不測の事態を想定しよう

ただこれは、あまりに楽観的なフローですよね。

不測の事態が予想されると考えているからこそのPDPCです。

ここでそれらの事柄を考え、そこに「decision point(決定が必要なポイント)」の🔶を置きます。

不測の事態に対応策を考えたフロー

当然ながらこの不測の事態に対応するための、プランを考えておくことになります。

この際、いわゆる5W1H、

  • Who(だれが)
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • What(なにを)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

の視点で、あるいはさらに

  • With Whom(誰と)
  • How much(量などに関わる因子)

を必要に応じて加えたりして、解決策・案をより効果的なものにしておきます。

特にこのタスクが各部署にまたがってるような場合は、責任の所在を明らかにすることを忘れずに。「Team」とかにしてくと、後で必ずだれもやっていないという結果に陥ります。

この例の場合だと、「テーマの選定」のところで、「(テーマを)選べない」という不測事態が発生すると考えました。

このとき、この「テーマの選定」が🔶に変わり、フローが枝分かれします。ここに打開策を考えておくことが必要、ということが明らかになりましたね。

打開策の検討はほどほどに

不測の事態が起きた時は、フローが枝分かれします。ですので「解決策」を経て、本来のフローに戻すことを考えなくてはいけません。

ここでは、「テーマの選定」という事態に対して、「社内アンケート」という解決案を考えてみました。

アンケートによって、「テーマの選定」ができれば、オリジナルのフローである「テーマの決定」へ戻る形を取ります。

一つの対策案で解決できない場合を想定するならば、さらに解決策を考えておくことも必要になるでしょう。

エスカレーションの仕組みを決めておくことになります。

ただし、あまり神経質になってありとあらゆる不測の事態やその解決策を考えて始めるとと、フローが複雑になって、しまいには収拾がつかなくなっていくので注意が必要です。

計画時は、適度なところ止めておくことも必要ですね。

ちなみに下は、私がサウジ時代につかっていたPDPCのフローです。テーマは、「Travel」。

サウジに居住すると、旅行などで国を離れる際、「Exit Re-Entry Visa(出国・再入国ビザ)」というものをHRにお願いして発行してもらわなくてはなりません(毎回)。その際、IDの有効期限やらいろいろ気をつけないといけないのですが、結構忘れがち。

なんかあると怖い国なので、こういうものでいわゆる「不測の事態」に備えておりました。

なかなか役に立ちましたよ。

PDPC 「Exit Re-Entry Visa」の流れ

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回は、不測の事態に備えるための「PDPC法」のご紹介でした。

ちなみに、こちらのPDPCのフローに、部署(担当者)と時間の要素を加えていくと、以前ご紹介した「情報とプロセスの流れ図(Swim lane)」になっていきます。先ほどの「Exit Re-Entry Visa」のPDPCも、関係部署(自分含む)がいわゆるスイム・レーン(水泳のコースん)のようになっているのがわかるかと思います。

我が国の政府も、こうしたPDPC法を使って、コロナ状況の変化に応じたフローや取るべき対策を明確にしておけばいいのに、と思ったりしたのですが。

おそらく、フローはあるのでしょう。ただ、「利権が絡みすぎて用意した打開案が機能しない」というのが実態なのではないかと思いました。

経済と献金あっての政治ですから、仕方ないのかもしれませんけどね。。。

我々国民にできることは、個人レベルでうがい・手洗い、あとは家族のみんなでPDPCを書いて、不測の事態に備えるくらいしかないのかもしれません。

長期戦になりそうですね。

皆さんもどうか、健康に気を付けてお過ごしください。

今日も読んでいただきまして、ありがとうございました。

ではまた!

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