仕事でミスが多い人必見! 効果的にミスを減らす方法とは

How to reduce mistakes in our office work

皆さんのお仕事はオフィスですか? 工場ラインですか? それともお客様と直接対峙する接客業ですか? Kusunoko-CI、一応一通りやってきましたが、そもそもおっちょこちょいです。いまだ会社が傾くようなでっかいミスはしていませんが、小さいのはちょこちょこやってしまうので、皆さんに申し訳ないなーと感じています。そこで今回は、そんな自分の反省も踏まえ、覚書としてミスを減らす仕事のテクニックを考えまとめてみたいと思います。ちなみに、仕事だけだけじゃなくて、プライベートにも使えそうなんで読んでみてください。

自覚ある? 自覚ない?

皆さんはミスを起こしやすい方だと自覚はありますか? きっとここにたどり着いたということは、自分でそう気が付いたか、周りからもすでに指摘されてしまったか、あるいはその両方ではないかと思います。

私は、自分でいうのもなんですが結構ケアレスミスが多いタイプです。で、接客やってる時とか当時の上司から、「お前結構おっちょこちょいだよな」とか言われてました。そんなわけで、自覚症状もあるおっちょこちょいです。そんなわけなので今回一念発起しまして、まぁゼロにすることは人間なので無理ですが、なんとか減らしてこうじゃないか、迷惑もかけたくないし、ということで、いろいろ情報を集めてみました。

ミスが多い人

ミスが多い人のタイプは、だいたい次のような感じになるようです。

  • ずぼら
  • せっかち
  • 能力過信タイプ

いかがですか? 私Kusunoko-CIは意外とずぼらでせっかちなのでは、と思いました。あとは、自分ではあんまり感じてないけどこの能力過信っていうのも、意外とあってるのかもしれない。以下タイプ別攻略法です。

ずぼらさん

少し繊細になりましょう。ずぼらというのも、おおらかというか細かいことを気にしないという点では優れた気質だとは思うのですが、仕事ですし、品質向上は重要です。まずは少し丁寧な仕事をするように心がけてみましょう。こういうのは、結構気持ちの持ちよう一つで変わってくるもんですよ。明日から、なにかタスクをやるときは、「少し丁寧さを心がけて」とちょっと意識してみてください。確実に丁寧になります。あくまで過去の自分との比較という結果ですが、問題ない。他人と比べるのではなく、自分の向上のためにあるのが努力

せっかちさん

まずは落ち着いて。モノを作ったり、あるいは情報を加工する、あるいはサービスを提供するにせよ、それなりの「時間」というものは必要です。無から有を「指パッチン」で作っているわけではないですからね。どうしたってサイクルタイムというものが発生するわけです。もちろん短ければいいかもしれませんが、先にも述べましたように、これだけのことをやるには物理的にこれだけの時間が必要というのはあると思います。だから、焦りすぎずに物事を処理してみましょう。だいたい焦ったときというのは、品質面で何かしらの不具合がでて、それの修復やらなにやらで結局もっと時間がかかってしまいます。丁寧さという意味では、「ずぼらさん」と同様、少し時間を犠牲にせず、確実にやるよう心がけてみてください。結果的にはそれが一番早かったりするし、慣れれば確実にスピードは上がっていきますから。

能力過信タイプさん 

人は必ずミスをします。こちら『人間特性としてのヒューマン・ エラーと医療安全』という文書の中では、

人間の作業行動において、例えば、古いダイヤル式電話でのダイヤル回しは20回に1回はエラーを起こし、繰り返し単純作業では100回に1回、かなり整備された環境下での作業行動でも、1000回に1回はエラーを起こすといわれています。このように「人間はもともとミスを起こしやすい動物である」という認識が大切です。

と述べられています。あまり自分を過信せず、常にミスは起こる、だから丁寧にしっかりやって、かつチェックも怠らないというふうに考えておくことは大事ですね。

 ミスが多いことへの対策

さて、丁寧に必要な時間をかけ、そしてチェックもするわけですが、ミスはもう前提としてあるわけです。ではそれを踏まえたうえで、その流出を防ぐために、どんなことをしていけばいいのか。

チェックリストを作る、指差し声出し確認、他作業者によるダブルチェック、あるいはポカよけというのは工場のラインなどでよく見られるものです。これらは接客業の中でも使っていける知恵ですし、私も実際にやっていました。

ですが今回は、私の今もっとも苦手な事務作業をメインで紹介したいと思います。

紙で用意する

これはなかなか面白い研究がありまして、『世界のしくみが見える「メディア論」―有馬哲夫教授の早大講義録』からの情報です。

紙媒体で読み取る時に見ている光を反射光、テレビやパソコンのモニターを通してみるものを透過光というのだそうですが、我々人間の側でこの情報の受け取り方が全然違ってくる。以下引用です。

紙に印刷して読むとき──つまり、反射光で文字を読むとき、私たちの受容モードは自動的に、そして脳生理学的に「分析モード」になり、心理的モードは「批判モード」に切り替わる。したがって、ミスプリントを見つけやすい

これに対し、透過光とは、テレビを見たり、コンピュータのモニター画面で何かを見たりするときのように、ブラウン管やモニター画面から発せられる光線が、私たちの目に映像として入ってくるものをいいます。この場合、私たちの認識モードは、自動的にパターン認識モード、くつろぎモードに切り替わります

くつろぎモードとは、あらゆる刺激に対して感覚器官を開放し、受動的に、送られてくるものをそのまま受け止めようとするような情報の取り込み方をいいます。

ここから、私たちが透過光で文字を読む場合は、何となく全体の流れを追うだけになってしまい、細部にあまり注意を向けることはできません。したがって、ミスプリントを見逃してしまうということになります

(強調線はKusunoko-CI)

とのことです。いかがですか? いくら頑張ってもPC作業でミスがなくならないのはこういう理由もあるのかもしれません。全部紙に印刷というとちょっとコストがかかってしまいますので、お客様に届けられる文書、見積もりなどミスの許されないものは、一度ケチらずプリントアウトしたほうがミスを防げそうですね。

疑う

数字や固有名詞は、すべて間違っているものとして見直す。これらもとても重要な部分ですよね。全く伝えるべき情報が変わってきますので、もうこれらに関しては、100%間違っているという心構えでチェックするという。ある意味すがすがしいでね!

最小単位は

単語としてとらえない、1文字1文字でチェックする。

一時期ネットで有名になったこの文章は、1文字1文字でチェックすることの重要性を教えてくれます。

こんちには みさなん おんげき ですか? わしたは げんき です。

この ぶんょしう は いりぎす の ケブンッリジ だがいく の けゅきんう の けっか

にんんげ は もじ を にしんき する とき その さしいょ と さいご の もさじえ あいてっれば

じばんゅん は めくちちゃゃ でも ちんゃと よめる という けゅきんう に もづいとて

わざと もじの じんばゅん を いかれえて あまりす。

どでうす? ちんゃと よゃちめう でしょ?

ちんゃと よためら はのんう よしろく

読めてしまうのが人間の脳です。なので、一文字一文字丹精込めてチェックしましょう。

大きくする

そうです、文字を大きくしてみましょう。ハズキルーペを使ったり、フォントサイズを上げてみたり。小さいと間違えます。Kusunoko-CI、最近老眼入ってきたので、特に気を付けたいところ。

フォントを変える

これも使えます。人間ずーっと同じものを追いかけていると、だんだん脳が鈍化していきます。ミスも見つかりづらくなっていきますので、フォントを変えて、気分を変えてというのは結構効果的です。でも元に戻すの忘れないでくださいね。

区切る

文書の全体を追っかけているとだんだんフォーカスできなくなって、ミスを見逃してしまいます。たとえば、文書内にこういう吹き出しなんか作って、「今気にするのはここ、ここを完璧に」などと範囲を区切るのも、意識の集中投下にはいいかもしれません。印刷したものでも使えますよね。

声に出す、指差し

これは工場などでも使われている手法。指を使うことで、意識がそこへ集中できます。また声に出すのも大切で、これはやってみるとよく分かりますが、目、耳、そして脳が一生懸命ミスを探して処理能力を高めてくれますので、おすすめですね。

ランダムに

我々だいたい最初から初めて、中だるみして、最後また少し集中してみたいなパターンを繰り返してしまいます。これも人間の性質ですので仕方ない。なので、チェックをあえて後ろからやってみるとか、文書の中ほどからにするとか変化をつけて、いつも間違いの頻度が高いところを先に完璧にしてみましょう。

ミスと中身の検証を一緒にやらない

今まで見てきたのは単純にミスを見つけていくこと。誤字や脱字などが主になりますよね。で、そのほか中身内容にかかわることの確認はまた別の作業と覚えておくといいでしょう。これらを一緒にやってしまうと、当たり前ですけど精度はどんどん落ちてしまいます。一点集中でお願いします。

まとめ

いかがでしたでしょうか、今回のミスを減らす仕事のテクニック。あとはWordを使って簡単なつづりや文法的なミスを見つけてもらうというのも手です。あるいはツールを使うというのもありですが、あんまり会社のPCにフリーソフトとか入れられないですしね。ちなみにこれらは、編集の方が校正につかっているテクニックを参考にさせていただきました。編集の方は、本当に一字一句絶対に間違えが許されないお仕事ですから、かなりためになります。事務方の方、もしミスが多いなーと悩んでいるなら、試してみてください。私もやります! ハズキルーペいいですよね。ちょっとくらくらするけど。

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