絶対成功するProjectの3大要素・基本編

Project charter.

皆さんこんにちは。本日も海外ProjectをサポートしているKusunoko-CIです。

暖かい国に来て仕事をしていると、「暑い」と「寒い」の寒暖差が激しい中を移動することが多くなります。そうするとてきめん、「温度差アレルギー」で鼻水とくしゃみに悩まされる私です。とりあえず首元が冷えないようなジャケットを着て仕事してますが、もうすでに結構やられています。集中出来なくなるので辛いですね。

さて本日から、改善ワークショップ向けに作られたチームの皆さんのお手伝い。それぞれのProjectを進めるにあたって、皆さん準備を始めています。Kusunoko-CI、トレーニングをやったり、資料作成のお手伝いをしたり。

そんなわけで今回は、あなたの目標を達成させるための豆知識です。今日はかなり改善寄りのレポートです。お付き合いください。

Project Scope

そんなわけで、今回も結構な数のProjectがあります。

私たちは、改善Project の中に入って一緒に活動するわけではなく、あくまで外からのお手伝いがメインになります。

今日は、ワークショップの中身の説明をしたり、おそらく使われるであろう改善ツールに関するトレーニングをしたり。

その中で、結構大事な要素を占めるのがProject Scopeをはっきりさせる下準備です。

Project Scopeとは、以下のような定義になります。

プロジェクトやプログラム、ネットワークなどで、活動や動作などの対象となる範囲、領域のこと。 プロジェクトマネジメントにおけるスコープとは、そのプロジェクトが提供する“成果物”およびそれを創出するために必要な“作業”を指す。

ITmedia エンタープライズ

要はどこからどこまでのプロセスと作業が、今回やろうとしている成果物を生むための範囲なのかはっきりさせるわけです。

もちろん、その外側にある部分は今回は割愛。

時間も人でも限られているわけですから、「そこに労力を割く」ところを明確にするというのは、とても重要です。

特に、チームという複数の人間でことを為す場合、こうした前提条件の設定というのは、Projectの成否を決めるといっても過言ではないです。

Projectを始める前は、しっかりどこからどこまでやる、こことここは含まれないということを共通認識として決めてから始めましょう。

Objective

目的です。これも、あいまいだとかなり危険です。

何を最重要の目的として、そのProjectを進めるのか。

当たり前の話ですけれども、目的地がないまま車を走らせたところで、どこかわからない場所に着くだけです。ガソリンも時間も、労力も消費したけれど、得たもの(特定の目的地到着)がない、ということはビジネスの世界では許されませんよね。

なので、これ初めからきっちりはっきりさせておくことです。

特にチームでやる場合、どんなことでもそうですが、同じページを見ていることを確認する作業というのが求められます。

そしてこの目的というのがはっきりしているからこそ、取るべき詳細なアクションというのが効果的に決まってくるわけです。

私がこのトレーニングでよく使う例えですけれども、体重のお話。

体重を減らしたい、75キロから70キロ、というのは「目的」です。なんで減らしたいかって言うと、不健康だとか、メタボって健康診断で出たからとか動機(理由)というものが背後に存在します。

そうした理由があって、体重を減らしましょう、減らしたいという目的が生まれる。で、75キロから70キロくらいだと、年齢身長を加味していいようだ、という科学的な判断のもと、数値も決まってくるわけです。

そうやって、背後にある理由を受け、目的が定まれば、そこから自然と取るべきアクションというのが決まってきます。

体重の件でいえば、摂取カロリーを減らす。私の場合なら2410Kcalって出ました。これを目安に減らしたいなら、これ以下にするように努力しないといけないですよね? (ちなみにこのサイト、計算してくれますから便利です)。

そして、筋肉の量。これが増えれば、消費してくれるカロリーも増えるわけですから、ぜひ筋トレなどして、いわゆる「痩せやすい身体」というのを目指していきたい。男性だと私の年代で、31%から34%くらいのようです。

こんなふうに、目的がはっきりしているので、取るべき行動もはっきりしてくるのす。

先ほども述べたように、行く先がしっかりしていないと、どの道を通るのか、あるいはどう進捗を測るのかも決めようがないですよね。

KPI

Key performance Indicators略がKPIです。

先ほども見たように、取るべきアクションがはっきりするということは、計測方法もまたはっきりしてくるということです。

ダイエットを例に取れば、Kcalなのか、kgなのか。%なのか、BMIの数値なのか。

いずれ何で測るにせよ、単位がはっきりしなければ進捗を測りようがない。

進捗を測れないということは、同時に達成も測れないということです。

なので、具体的なアクションと、測定単位というものは常に表裏一体。

もし何かアクションを思いついたとして、それを測る単位が見つけられないなら、アクションそのものを見直してみることも必要かもしれません。

あるいは、どういう側面について、このアクションが目的とすることに貢献しているのか、これをしっかり考え直してみるのもいいでしょう。

Project成功の秘訣は、「測れること」と言ってもいい。

そして、簡単に計算できるもの、あるいは簡単にトラックできるものにするのが基本です。

もし、あなたのKPIが複雑な計算の上でのみ得られるものなら、Kusunoko-CI、賭けてもいいです。あなたは、それ、いずれめんどくさくなって、必ずモニターしなくなります。100%断言してもいいです。

ということで、測れる、しかも簡単に。これが原則です。

まとめ

ということで今回は、Projectを準備する段階で、よくチームの皆さんにお伝えしている点をまとめてみました。

おさらいですが、

  • 目的(根拠となる動機・理由の裏付けがある)
  • 目的を達成するための具体的なアクション
  • 具体的なアクションを測るための、具体的な測定単位

ということが、あなたが今から手を付けるProjectに特に必要な要素になってきます。

ビジネス、個人的な目標であれなんであれ、あなたがこれから何かを達成したいと思うなら、ぜひこの3点が満たされているかを考えてみてくださいね。

すごく基本的なんですけど、基本的過ぎて結構誰も教えてくれない、と思いませんか?

そして、今回あまり触れてませんけれども、あなたがそれをやる理由(根拠となる動機・理由の裏付け)もしっかり把握しておきましょうね。

繰り返しになりますが、チームで物事を進めるときは、こういう“理由”の部分は結構あとあと精神的に効いてきます。特に問題が発生して、チームが困難にぶち当たったとき、動機の大きさや質というのは、モチベーションを維持・増強させるための重要なファクターになってきますので、侮るなかれ。

いつでもそこへ戻って自分たちを奮い立たせることができる。そんなものであると、あなたのチームは一本芯の通った、力強い存在になることでしょう。

それと最後にもう一つ。

結局は、あなたのleadershipですよ。革命期のフランスの皇帝であり革命家であるナポレオン・ボナパルトは、「リーダーとは希望を配る人のことだ」と言ったといいます。希望、配ってますか?

私は昔、絶望ばっかり配っていましたよ(笑)。

Leadership、発揮してみてください。

ではまた!

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