トヨタ A3の書き方 情報共有編

皆さんこんにちは! 今日もどこかで改善サポート、Kusunoko-CIです。

過去3回にわたり、トヨタA3の書き方「Proposal(提案) タイプ」と「課題解決タイプ」、そして「ステータスの更新用をご紹介しました。

今回がこのシリーズ最後になります、「情報共有用A3の書き方」のご紹介です。

Projectやらタスクがひと段落付いたり、あるいは終了となった後も、あなたの情報は必要とされていますね。

あなたの関わったProjectの経緯や成功の秘訣は、次に似たような状況を手掛ける人にとってはとても重要な情報です。

そんな時役立つA3のフレームワーク。

抜け・漏れのない効果的な共有は、後にその情報がどのように使われ、効果を発揮していくのかを決めると言っても過言ではありません。

ぜひ考え方をマスターして、「正しい」情報を提供してあげてください。

情報共有用A3の書き方

そもそもなぜ紙一枚で報告するのか、これに対しては以前もご説明しましたが、「より簡潔に、より分かりやすく」を追求した形ととらえればよいでしょう。

限られたスペース(A3)の中に、凝縮されたエッセンスを、いかに効果的につめ込むかの試行錯誤は、考え方や情報(思考)の5Sという観点からも、本当にいい練習になります。

論点を絞り、正確に伝える。これも情報におけるJIT(ジャスト・イン・タイム)といえるのではと、以前もお話ししましたね。

エッセンシャル思考」です。

ではさっそく書き方を見ていきます。

背景(Background)

まずはいつもの「背景」から。

こちらは、4タイプある全てのA3に共通して、まず真っ先に書かれるべきものです。

  • 情報の受け手が、背後にある状況を理解するために必要な事柄
  • テーマを選んだ理由

の2項になります。

あなたのタスクやProjectは一応のめどが立っている、あるいは完結しています。今となっては、ちょっとした「昔話」です。

その当時、あなたの手掛けたProjectやることになった「動機(背景)」というのは、物語を語る上でなくてはならないもの。

「なぜ手掛けたのか?」を明らかにすることで、報告を受ける側は、自分達の置かれた状況への投影を行っていきます。

そこに大きな共通点があるかないかは、話を聞くうえでのキーポイントになるでしょう。

共通点が大きければ小さな修正で、成功事例を受け入れることもできるかもしれません(ヨコテン)。

共通点が少ないにせよ、何か使えるヒントはあるはず。

こうした聞き手への「提起」になるのもこの部分です。

状況(Situation)

Photo by Headway on Unsplash

背景の説明の次は、現在の状況を共有いたします。

キーとなるのは、

  • 今何が起こっているのか説明する
  • 状況を完全に把握するには

の2点です。

Projectかあるいはタスクは、ある程度の成功を得たか、あるいは残念ながら、思うようにいかなかったか。

いずれにせよ、何かしらの結果が出ていて、かつ終了時より変化が生まれているはずですね。

今あなたの達成したものは、どのように成長を遂げていますか?

当時未達であったかもしれませんが、今はカイゼン(継続的改善)により進捗があるはず。

そこをきちんと説明しましょう。

むしろ単純に成功した事例よりも、初期にはうまくいかず悪戦苦闘して得たものの方が、そこから得られる情報や教訓は大きかったりします。

だからこそ、こうした情報共有の依頼も来ているのでしょうから、プランに対しての達成度や、そこからの進化の度合いをここで描いて説明してください。

対策アクション(Countermeasure)

Photo by Kid Circus on Unsplash

ここは、どんなアクションが取られたか、です。

Projectであれタスクであれ、何かしらの施策を行ったはず。それが効果的であったからこその結果です。

  • 短期/長期の施策を説明する
  • その施策(たち)が選ばれた理由を明確にする

もちろんそうした問題解決のアクションは、真因の解決(削除・削減)に根差したものでしたよね。

効果的な施策は、共有するに余りある資産です。

あるいは残念ながら、Project終了時よりも、後退してしまっている状況だって考えられます(そうであればその点、前項の状況にも記載されていなくてはいけませんが)。

であるならば、そうなってしまった理由・原因も分析しながら、

  • どのような措置を考えて、あるいは実行しているのか

といった部分も明らかにされなければなりません。

これは、共有された側のProjectの未来にも、起こるかもしれないリスクとその対処法として記憶されておくべき事柄になりますね。

結果(Result)

Photo by Mukuko Studio on Unsplash

ここまで見てきた一連のアクションにより、あなたの過去のProjectは、どんな成果を上げたのかの報告になります。

正直、ここが一番気になるところではある(笑)。特にマネジメント的には。

  • コスト削減に関する分析
  • グラフを使用して、アクションの有効性とどのように管理されたのか方法を明記

視覚化しましょう。

グラフはとても有効に働きます。

繰り返しになりますが、こうした限られた量の情報しか載せられないA3のようなフォーマットでは「どう見せるか」が、普通のパワポ以上に問われます。

その記述は

  • 分かりやすいですか?
  • みなさんの達成具合を、十分印象付けるものになっていますか?
  • みなさんがモニターした努力や推移が、暗に示されていますか?

「上手に見せる」、ということをいつも念頭においてください。

コストに関しては、突っ込まれないよう事前に経理の方と打ち合わせをして、妥当性を明示出来るようにしておくことをお勧めします。

まとめ

いかがでしたでしょうか? 今回は「情報共有用A3の書き方」のご説明でした。

これにて4種類あるA3の書き方は完結です。

共有してほしい情報を持ってらっしゃるわけですから、これは会社の資産といっていい。伝承されていくべき大事な知識と経験です。

こうした文書は当然ながら、会社や部署のナレッジベースで管理されていくべきものです。こうした小さな成功や失敗体験の積み重ねと共有が、組織を一歩抜きんでたものにしていきます

皆さんの取った行動や成果、過程も含めて、きちんと記録に残して伝えていってください。

今日も読んでいただきましてありがとうござました。

ではまた!

Follow me!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA