なぜメモは、「後から読むと理解できない」のか? 改善しよう!

How to take notes.

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皆さんこんにちは! 今日もどこかで改善サポート、Kusunoko-CIです。

皆さんは、メモの取り方を「改善」したことはありますか?

たかがメモ、されどメモ。最近こうした「メモの力」が、ビジネス書などで大きく取り上げられています

メモの取り方ひとつで、生産性が上がったり、すばらしいアイデアが生まれてきたりするなら、ちょっと考えてみたいですよね。

そんなわけで先日、「すごいメモ」という本を読んでみました。

著者は小西利行さんという方。博報堂で働いた後、今は主にコピーライターで活躍中だそうです。

今回は「改善手法」と合わせてみる、「メモの取り方」のご紹介です。「すごいメモ」を読んでの「メモ」。

あなたの取る「メモ」を、格段に進歩させるヒントがここに。

「後工程はお客様」を意識したメモをとろう!

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Kusunoko-CIも、会社員ですから、メモ取る機会はいっぱい。

  • 改善お手伝いで、現場に出かけて行って、いろんなことを見たり聞いたり
  • 会議や打ち合わせ
  • 本を読んだりセミナーに出たり

で、時々起こるのが、後から見返してみて、「これは何の意味だっけ?」、というやつです。

なぜ、こうしたことが起きてしまうのでしょう?

これは簡単にいうと、メモを書く時「後から読む」という、ものすごい単純で、当たり前のことを考えてないからなんですね。

今回読んだ、「すごいメモ」の著者、小西さん曰く、

我々が普段取っている「メモ」書きとは、後から見直してみて、「考えるとっかかりを与えてくれるもの」にほかなりません。

ですので、この場合の「後工程であるお客様」は、まさに「自分自身」。少なくとも、後で自分が読んでわかるよう、きちんルールを決めて書かないといけないですよね。そうすることで一貫してわかりやすいメモが作れる。

後工程の自分が見直すことを意識して、「未来の自分」に送るメモになっていくのです。

「前工程」から「後工程」へ、過去から未来への“一貫したルール”

人は必ず忘れます

忘れる生き物です。この本の中でも、実際そのことが強調されていました。

その時わかっていても、人というのは残念ながら、同じ「鮮度」で、情熱や記憶をキープできない。まずはこのことを、しっかり理解しましょう。

見返してみて「これ何の意味だっけ?」と思うようでは、メモとっている意味が全くないですよね。

取っているメモを、いかに「未来の自分のため」に役立つ情報源にするか。

この本でご紹介されているテクニックを、いくつかご紹介してみます。以下のようなルール付けでも、あなたの書く「メモ」が、各段に良くなっていくことを理解できるはずです。

  • 日付
  • 丸を付ける(現地現物)
  • 矢印で関係性をつなげておく

日付

これは、絵日記を書いたりするのと同じ感覚で、いつそのメモを取ったのかが、簡単に分かるようにするわけですが。

ポイントは、「いつ書いた」かが分かることで、その季節や時節にひらめいた・あるいは得た知見やインプット・アイデアを、鮮明に揺り起こすことができる、ということなんですね。

著者の小西さんも、ある製品のキャッチコピーで、ずいぶん困ったことがあったそうです。その時、この「日付」というとても単純なフラッグの立て方で、その季節ならではの鮮明なアイデアを利用して、素晴らしい仕事ができたとおっしゃっています。

日付と単純に言いながら、実は「季節や時候」、それにまつわる様々な情報まで「ピン止め」できるこの方法、なかなか奥が深いとは思いませんか?

丸を付ける

いっぱいメモを取る。

そのとき、どれも重要だと思うわけです。

とはいえ、アクションが必要なもの、とりわけ大事なものというのは、メモを取った直後に、鮮烈に心に残っています。

「どうしてもこれは」と思ったモノには、丸を付けておきましょう。

Kusunoko-CIは、色を変えたりして、この〇マークを残しています。赤は「忘れないように」とか、「青」はアクションが必要とか。

ルールさえしっかりして言えば、自分の好みで何でもいいと思いますよ。単純ですが、こうした「印」というのもとても役に立ちます。

矢印で関係性をつなげておく

情報を整理し、かつ理解するのに、「ストーリー」というのはとても重要です。

私はそれを「Logical sequence」と呼んでいますが。

論理があるものは、説得力がある。よく練られているし、アイデアとしての妥当性も高い。改善プロジェクトにおける成功率だって、格段に違います。

関連のある情報、「こうだから、こうなる」、「こういうふうに話が流れる」というのを矢印で繋げてみるだけで、メモの価値が飛躍的に上がる、と小西さん。

そして、うれしい副産物として、「こことここのつながりが、良く見えないのですが」なんていう質問をプレゼンターにした日には、「お、こいつちょっと出来るじゃん」と思わせることにすら効果的という(笑)。

いや、人はさておき、そういう関係図を描くことは、情報を整理・理解するうえでとても大事なので、ぜひ自分のメモの中でも試していきましょう。

あなたの「後工程」である「未来のあなた」も、当然喜んでくれますよ!

メモをもっと効果的にする「カイゼン的手法」

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これらに加えて、私がやっているのは、メモを書く時にちょこっと「絵を描く」、ということです。

絵を描く=情報を視覚化すると、これだけで、記憶の定着が6倍も変わってくることが研究の結果わかっています。

その辺のことは、以下の記事でもご紹介しました。

実はトヨタのカイゼンでも、似たようなことを教えられました。

現場改善の最中、チームのみんなで理解しあうなら、文字・言葉を使うことを避けて「絵を描いて」伝えあうほうがいい、とうものです。

これは何も、チーム内で理解するだけではなく、レポートなんかを書く時も同様だと。

残念ながら、言葉文・章というのは、100人いると、100通りの理解の仕方がある、というくらい、結構な確率で分かり合えない。

でも絵や写真、ないしはグラフは、誰に対しても平等に、視覚的に訴えてくる力があるんですね。誤解を、極力少なくしてくれるのです。

私のカイゼンメンターだった方も、「ポンチ絵」を描くのが上手でした。改善に絡むこと、ビジネスのこと、とにかく手書きで「さらっと」絵を描いて、私に見せながら説明してくれました。

やっぱり言葉だけで聞いているより、断然理解しやすいし、記憶にも残っているんですよね。

また、最近ご一緒する機会の多い、改善コンサルの方もそうです。その方も改善のエキスパートですけども、「ひょいひょい」と絵を描いて、海外の人ともやりとりしています

こういうの見てると、言葉なんかできなくても、「絵」で伝え合えば、よっぽど正確に、分かり合えるんだなーとしみじみ感じますね。

こういうのは、「忘れっぽい」未来の自分にも、当然効いてきます

絵が苦手という方も、描いていくとどんどん慣れてきますので、ぜひ試してみてください。メモに絵を描いて、未来の自分に伝えてみるといいでしょう。

まとめ

というわけで今回は、「すごいメモ」プラス「改善」的方法についてのお話しでした。

メモというものは、いろいろな未来につながっていきます。

  • 議事録
  • アイデア出し
  • 改善プロジェクト

などなど。

正直、どれが正解というのもないのかもしれない。ですが、どれが正解と言えない分、自分なりの効果的な方法を見つけ出せたら、それだけで一冊本が出せるくらいの発見かもしれません。

創造的であり、センスがあるアイデアを出すためには、

  • その道の歴史を学ぶ
  • 学びの最中、様々な周辺知識を得る
  • 「本筋」と「それにまつわるお話」から、最適解を導き出す

という作業が必要になることは、以前もご紹介しました。

ぜひ、様々なメモ法を学んで、自分なりの型を見つけ出してください。

いい情報が、いいアウトプットを生みます。それは100%確かですよ!

今日も読んでいただきまして、ありがとうございました。

皆様のメモが、未来の皆様(=あなたのお客様)のために、よく機能しますように!

ではまた!

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